Guide d’attribution d’aides financières

L’association Actions Sans Frontières des Écoles européennes de Luxembourg attribue, une fois par an, des aides à des projets de développement. Le Comité d’Actions Sans Frontières reçoit les demandes de soutien de projets jusqu’à la date limite approuvée en début d’année scolaire par le Comité actuel. L’évaluation de dossiers complets et remis suivant la procédure détaillée ci-dessous se fait sur plusieurs critères :

• Les projets doivent avoir un objectif humanitaire d’aide à l’enfance en difficulté à travers le monde ;
• Les projets doivent être sérieux et fiables.

Vous qui êtes élève, parent d’élève ou membre du personnel de nos Écoles, et qui vous investissez dans les activités d’Actions Sans Frontières de nos écoles, si vous soutenez personnellement un projet qui a besoin d’une aide financière, vous pouvez introduire une demande de financement auprès d’Actions Sans Frontières. Deux types de financement peuvent être demandés :

• Soit une aide ponctuelle financée en une seule fois OU
• Une aide à long terme, échelonnée sur une durée déterminée.

Le type de financement demandé doit être précisé lors de la remise du dossier (voir le document « fiche signalétique »).

Conditions d’introduction d’une demande

• Vous devez bien connaître l’association ou l’institution qui demande une aide et vous assurer de leur fiabilité. Une aide financière ne peut pas être accordée à un particulier.
• Vous devez vous assurer de la validité de leur demande et de la faisabilité du projet. Nos contributions sont modestes, elles suffisent rarement à financer un projet entièrement. Il est donc important que :
• L’association qui demande une aide ait déjà constitué ses propres fonds en vue du projet ;
• L’association puisse trouver d’autres sources pour compléter, si nécessaire, le financement du projet, afin qu’il puisse commencer dans l’année qui suit.

• Vous devrez vous engager à suivre le projet, vous assurer de la bonne utilisation des fonds et nous informer de son évolution régulièrement (envoi de rapport, de factures/preuves de paiement, de photos…).
• Vous devez également vous engager à participer à au moins trois de nos évènements de collecte de fonds au cours de l'année scolaire : Marché de Noël, soirées théâtre, soirées musicales, évènements sportifs, etc. Les événements sont publiés dans notre newsletter mensuelle, à laquelle vous pouvez vous abonner en nous faisant part de votre intérêt à l’adresse asf.lux1.lux2@outlook.com.

Lorsque vous estimez pouvoir répondre à l’affirmatif à toutes les conditions mentionnées ci-dessus, veuillez suivre la procédure de « Présentation de projet » détaillée ci-dessous.

Présentation du projet

Les dossiers sont à présenter sous forme numérique et sur papier.
Le dossier numérique doit être envoyé avant la date limite à M. Vlastimil Klement SVOBODA, secrétaire d’ASF, à l’adresse asf.lux1.lux2@outlook.com. En envoyant le mail, merci de composer l’objet de votre mail comme suit : « DEMANDE AIDE FINANCIERE ASF – PAYS DU PROJET – ANNÉE SCOLAIRE » (ex. : « Demande aide financière ASF – Burkina Faso – 2034-2035 »)
Deux copies en format papier devront être envoyées à ASF à LUX 1 ou LUX 2 ou déposées au secrétariat d'une des écoles avant le 13 mars 2026.
Le dossier soumis doit contenir les informations et documents suivants :

• Intitulé du projet ;
• Lieu où le projet sera réalisé (Pays + Région + Ville/Village) ;
• Objectif et brève description du projet ;
• Présentation de l’association réalisant et suivant le projet sur place ;
• Budget général de l’objet subsidié : apport financier de l’association et apports extérieurs pour financer le projet ;
• Budget détaillé du projet : les différents postes de dépenses doivent être identifiés ;
• Aide demandée à Action Sans Frontières et utilisation précise des fonds ;
• Personne de référence au Luxembourg et son lien avec les Écoles européennes (= appelé « le parrain » sur la fiche signalétique) ;
• La fiche signalétique dûment complétée et signée par le parrain du projet et contenant les coordonnées bancaires de l’association qui réalise le projet ;
• Le Relevé d’Identité Bancaire du compte indiqué sur la fiche signalétique doit obligatoirement accompagner la demande de soutien de projet.

Chaque demandeur ne peut introduire qu’un seul projet.

Guidelines for requesting financial aid

Once a year, the association Actions without Borders of the European Schools, grants financial support to projects. The Actions Sans Frontières Committee accepts applications for project support until the deadline approved at the beginning of the school year by the current board. Applications that are complete and submitted in accordance with the procedure detailed below are assessed on the basis of several criteria:

• Projects must have a humanitarian objective of helping children in need around the world;
• Projects must be serious and reliable.

If you are a pupil, a parent or a member of staff who help with the activities of Actions Sans Frontières in our schools and if you support a project that needs financial assistance, you may send us an application for funding. Two types of funding may be requested:

• Either one-time assistance with a single payment OR
• Ongoing assistance with several instalments.

The type of funding requested must be specified when submitting the application (see Project Data Form).

Conditions to introduce a request for funding

• You need to know the association or institution that requests financial support and vouch for its reliability. Financial assistance cannot be granted to an individual.
• You need to check the validity of their request and evaluate the feasibility of their project. Our contributions are modest; they can rarely finance a whole project. It is therefore important that:

• the association that requests financial aid has already collected some funds for the project;
• the association can find other sources to complete the financing of the project, if necessary, so that it can be started within the year.

You will be asked for information about additional funds when you complete the financial support application form, so please find out about this in advance.

• You will be expected to follow up the realisation of the project, make sure that the funds have been used properly and give a regular report on its progress (send us reports, invoices/proof of payment, photos…).
• You must also commit yourself to participate in at least 3 of our fundraising events during the school year: Christmas Market, theatre evenings, concert evenings, sport events etc. The events are published in our monthly newsletter, for which you can subscribe by letting us know of your interest at asf.lux1.lux2@outlook.com.

Presentation of the project

The applications should be sent electronically, as well as on paper.
The electronic version is to be sent before the deadline to M. Vlastimil Klement SVOBODA, ASF Secretary at the e-mail address asf.lux1.lux2@outlook.com. When sending the email, please write the subject line as follows: ‘ASF FINANCIAL ASSISTANCE REQUEST – PROJECT COUNTRY – SCHOOL YEAR’ (e.g. ‘ASF financial assistance request – Burkina Faso – 2034-2035’).
Two paper copies must be sent to ASF at LUX 1 or LUX 2 or deposited at the secretariat of one of the schools before 13 March 2026.
Information about the project that you need to include in the application:

• Name of project;
• Place of project (Country + Region + Town/City/Village);
• A short description of project and its objectives;
• Presentation of the association implementing and following the project on the spot;
• Financing of the project: existing funds from the association and from other sources;
• Detailed budget of project: the expenditures must be itemized;
• Financial aid requested from “Actions Sans Frontières” and specific use of the funds;
• Person of reference in Luxembourg and her/his connection with the European schools (= project sponsor / “parrain”);
• Project Data Form filled in precisely;
• Certificate of banking details (“Relevé d’Identité Bancaire”) for the account indicated on the information sheet must be included with the project support application.

Each applicant may only submit one project.